Baget dan SOP

Banyak peniaga Melayu meletakkan 'orang yang dipercayai' untuk menjaga duit, seperti pasangan sendiri ataupun adik beradik sendiri.

Orang itu belum tentu memiliki kelulusan profesional dalam bidang pengurusan kewangan. Membuat SOP-SOP, menyediakan bajet projek, bajet operasi... orang kepercayaan itu belum tentu tahu. Dengan menggunakan sistem BAJET dan SOP yang begitu ketat, saya sebagai Chairman syarikat pun tidak dapat menyalahgunakan kuasa dalam perbelanjaan duit syarikat!ni sekadar contoh bagaimana sistem BAJET dan SOP digunakan bagi mengawal risiko penyalahgunaan kuasa:

+ Ahli Lembaga Pengarah syarikat bersetuju bahawa BAJET membuka 1 tadika ABS = RM40k.

+ Kuasa menentukan bagaimana RM40k itu dibelanjakan diberikan kepada CEO Tadika ABS. Beliau yang mempunyai kuasa meluluskan pembelian semua bekalan. (Tanggungjawab beliau memastikan RM40k itu dibelanjakan dengan betul.)

+ Kuasa memilih item-item yang akan dibeli diberikan kepada COO Tadika ABS. Beliau mesti mendapatkan kelulusan daripada CEO terlebih dahulu sebelum mengisi borang purchase-order (borang pesanan).

+ Apabila item yang dipesan dihantar oleh pembekal, eksekutif projek sahaja yang boleh menerima dan mengesahkan (tanda-tangan) bahawa barang yang dihantar oleh pembekal itu betul-betul macam yang disebut dalam borang purchase-order.

+ Eksekutif kewangan akan memproses dokumen-dokumen pembelian dan pembayaran (dipastikan wang peruntukan bagi pembelian itu ada disebut dalam bajet). Dia yang akan menyediakan cek.

+ Kemudian COO mengesahkan dokumen-dokumen pembayaran itu telah disediakan dengan betul.

+ Barulah CFO (Ketua Pegawai Kewangan) dan CEO menandatangi cek pembayaran.

.